Trwający kryzys związany z pandemią COVID-19 pokazał zaangażowanie miast w działania wspomagające służbę zdrowia, przedsiębiorców, wolontariuszy czy nauczycieli, ale też w informowanie mieszkańców o aktualnej sytuacji epidemiologicznej. Obecna sytuacja ujawniła również, jak nic nigdy wcześniej, wyzwania czy braki w zakresie cyfryzacji usług miejskich oraz zarządzania miastem.

Po pierwszym okresie epidemii, gdy samorządy w błyskawicznym tempie musiały przestawić się na usługi świadczone z wykorzystaniem technologii informacyjno-komunikacyjnych, można wskazać kilka kluczowych potrzeb, problemów i wyzwań na tym polu.

Od strony obszarów funkcjonowania miasta są to przede wszystkim: organizacja edukacji zdalnej w szkołach, poprawa komunikacji wewnętrznej oraz zdalna praca urzędników, e-obsługa mieszkańców i podmiotów gospodarczych, elektroniczne realizowanie procedur administracyjnych (w tym przyjmowanie wniosków czy wydawanie decyzji) oraz cyfrowe zarządzanie infrastrukturą miasta. Odrębnym problemem jest zapewnienia bezpieczeństwa pracy zdalnej.

Edukacja zdalna

Niewiele miast miało za sobą takie doświadczenia jak Rzeszów, w którym dwa lata temu zrealizowano projekt „Innowacyjna edukacja”, w ramach którego każdy z 3600 nauczyli i 30 tys. uczniów zyskał dostęp do narzędzi cyfrowych zapewniających komunikację czy pracę nad dokumentami czy prezentacjami, a także platformy e-learningowej i usługi e-wywiadówki. Zdecydowana większość miast, szkół i nauczycieli nie była przygotowana do prowadzenia lekcji z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych. Brakowało rozpoznania dostępnych narzędzi czy platform informatycznych, a także doświadczenia i kompetencji ich wykorzystywania. W dużej mierze jednak, przy znacznym wysiłku osób zaangażowanych w organizację edukacji po stronie miast, nauczycieli, ale również rodziców, udało się te braki nadrobić. Sporym problemem był również brak sprzętu komputerowego u części uczniów. W tym wypadku z pomocą przyszły firmy, które użyczały niewykorzystywany sprzęt, a także Ministerstwo Cyfryzacji, zapewniając szybką ścieżkę finansowania.

Komunikacja i praca zdalna w miastach

Urzędy miast wraz ze swoimi jednostkami organizacyjnymi nie miały doświadczeń oraz nie były przyzwyczajone do komunikacji wewnętrznej czy zewnętrznej z wykorzystaniem narzędzi cyfrowych. Oczywiście, nie chodzi tu o pocztę elektroniczną. Myślę o „stacjonarnej” kulturze pracy, która opierała się na spotkaniach bezpośrednich czy komunikacji służbowej z wykorzystaniem standardowych sposobów przesyłania pism. Rzecz jasna, część komórek organizacyjnych miast korzystała z platform komunikacji i pracy w chmurze nad wspólnymi dokumentami, ale zwykle były to komórki odpowiedzialne za realizację projektów, a nie wykonujące większość statutowych zadań miast. Niestety, problem ten dotyczy(ł) również wielu włodarzy czy zarządzających wydziałami. Dla przykładu do czasu kryzysu udało mi się namówić na zamianę spotkania na wideokonferencję tylko dwa z kilkudziesięciu miast, z którymi współpracowałem. Brakowało sprzętu, nie było możliwości zainstalowania oprogramowania, chęci. Kryzys wymusił zmianę podejścia, a wiele miast z dnia na dzień zaczęło wykorzystać zintegrowane platformy komunikacji do organizacji wideonarad, spotkań on-line czy wspólnej pracy. Dotyczy to również zdalnego prowadzenia i uczestnictwa w sesjach Rad Miast. W znacznej mierze stało się to dzięki uruchomieniu wewnętrznych zasobów, czyli osób, którzy dobrze radziły sobie z pracą zdalną i technologią ICT.

E-obsługa mieszkańców i podmiotów gospodarczych

Nagłe ograniczenie możliwości załatwiania wielu spraw administracyjnych tradycyjną drogą pokazał, jak wiele mamy do zrobienia w sferze e-usług publicznych oraz e-obsługi mieszkańców i podmiotów gospodarczych. Kwestia podstawowa to dostępność e-usług publicznych, czyli, w uproszczeniu pisząc, to, jaki procent spraw jest udostępniany do załatwiania drogą elektroniczną. Na tym polu występują jeszcze niezależne od samorządów ograniczenia prawne, jednak w wielu przypadkach okazało się, że nie wdrożono e-usług w odpowiedniej liczbie, dojrzałości czy ergonomii użytkowania przez wiele grup odbiorców. Co więcej, często za wdrożeniem e-usług nie poszła pełna cyfryzacja procedury administracyjnej (co nazywam papierowymi e-usługami) czy też, w szerszym wymiarze, całego procesu. Okazało się też, że mieszkańcy czy przedsiębiorcy nie wiedzą, że są dostępne e-usług i w jaki sposób z nich skorzystać. Przyczyną takiego stanu rzeczy są niewystarczająca promocja i edukacja odbiorców e-usług.

Cyfrowe zarządzanie infrastrukturą miast

Mimo kryzysu miasta muszą efektywnie funkcjonować, musi więc w sposób niezawodny działać infrastruktura miejska. Wyzwaniem dla miast okazała się nie tylko komunikacja zdalna, ale również zarządzanie procesami oraz infrastrukturą, co wymaga dostępu do wielu zbiorów danych oraz współpracy wielu komórek organizacyjnych czy z zespołami realizującymi prace utrzymaniowe. Obecna sytuacja pokazała, że w wielu przypadkach zdalny dostęp do kluczowych danych i narzędzi umożliwiających ich skuteczne wykorzystanie w utrzymaniu kluczowej infrastruktury jest utrudniony. Często wykorzystywane są narzędzia, które technologicznie lata świetności mają już za sobą i nie wykorzystują potencjału chmury obliczeniowej. Coraz więcej miast ma już jednak świadomość zmian na tym polu i jeszcze przed kryzysem podjęły one działania mające na celu transformację cyfrową w tej dziedzinie, np. Gdynia od kilku miesięcy wykorzystuje system zarządzania infrastrukturą drogową, który działa w pełni on-line. Warto zaznaczyć, że Gdynia jest miastem, które bardzo sprawnie funkcjonuje w czasie kryzysu.

Czy polskie miasta zdały egzamin? Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Należy docenić ogromne zaangażowanie miast i pracowników samorządowych, aby z jednej strony świadczyć swoje statutowe i standardowe usługi miejskie jak najlepiej, dostosować się do nowej sytuacji, w tym wykorzystywać rozwiązania cyfrowe, a z drugiej strony, aby wspierać mieszkańców miasta i przedsiębiorców. Okres pandemii pokazał również siłę wielu społeczeności miejskich.

W tym trudnym dla miast czasie warto zwrócić uwagę na zaangażowanie wielu organizacji we wsparcie miast. Związek Miast Polskich intensywnie pracował nad propozycjami rozwiązań i bieżącym wsparciem merytorycznym dla miast (w postaci opracowanego poradnika dla miast na czas epidemii, bieżących konsultacji, wydawanych stanowisk czy organizowanych seminariów i warsztatów on-line w ramach Forum Rozwoju Lokalnego). Polski Fundusz Rozwoju, we współpracy ze Związkiem Miast Polskich, zorganizował Antykryzysową Platformę Rozwiązań Technologicznych w ramach programu „PFR dla miast”. Ideą tego narzędzia jest łączenie miast i przedsiębiorców na podstawie zgłaszanych przez miasta problemów i wyzwań technologicznych. W ramach Platformy miasta mogą skorzystać ze specjalnych ofert na wykorzystanie rozwiązań technicznych oraz wziąć udział w cyklu webinariów i warsztatów.

Potrzeba kompleksowej transformacji cyfrowej

Wszystkie te przykłady pokazują, jak ważna jest kompleksowa transformacja cyfrowa miast. Nie chodzi tu o szybkie uruchomienie jednego czy drugiego systemu. Transformacja cyfrowa to szeroki proces zmian w funkcjonowaniu miasta jako organizacji, budowa kompetencji cyfrowych (wśród włodarzy, urzędników i mieszkańców) oraz integracja i wdrożenie narzędzi, które pozwolą skutecznie realizować strategię i zadania miasta w sposób zoptymalizowany i efektywny. Transformacja cyfrowa pozwala również na generowanie oszczędnosci, przychodów i uszczelnienie systemów poboru opłat, co ma ogromne znaczenie w obecnej sytuacji finansowej miast.

Wielu samorządowców i ekspertów od dawna miało świadomość, że dotychczas najczęściej stosowane podejście do cyfryzacji musi się zmienić. Obecny kryzys tylko uwydatnił wyzwania w tym obszarze, takie jak papierowe e-usługi, niewystarczająca zwinność organizacji, ograniczone kompetencje cyfrowe, brak współpracy i koordynacji, niska interoperacyjność danych i systemów, wyspowe wdrożenia czy brak holistycznego spojrzenia na miasto jako całość. Z drugiej strony ostatnie tygodnie pokazały ogromne pokłady motywacji, kompetencji oraz zaangażowania wielu miast i instytucji w to, aby nasze miasta mimo wszystko działały jak najlepiej.

To jest dobry czas, żeby nie tylko rozpocząć dyskusję o tym jak powinno funkcjonować prawdziwie inteligentne, cyfrowe i odporne miasto, ale również przystąpić do konkretnych działań, mających na celu wypracowanie modelowych rozwiązań, standardów i metod transformacji cyfrowej miast.