Dużą szansę na usprawnienie procesów wewnętrznych w jednostce samorządu stanowią Centra Usług Wspólnych. Czym są, dla kogo są przeznaczone i jakie korzyści generują tego typu jednostki?

Ustawa z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw (DzU z 2015 r. poz. 1045) wprowadziła zmiany ukierunkowane na poprawę organizacji wykonywania zadań publicznych przez samorząd terytorialny. Dotyczą one m.in.:

  • zwiększenia samodzielności i elastyczności działania JST,
  • ułatwienia współpracy między jednostkami organizacyjnymi samorządu,
  • zwiększenia zachęt do dobrowolnego łączenia się JST.

Ustawa wprowadza możliwość zapewnienia wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej, w tym informatycznej jednostek należących do sektora finansów publicznych, a także tworzenia związków powiatowo-gminnych, których powoływanie ma przyczynić się do lepszej współpracy między tymi jednostkami.

Główna idea

Centrum Usług Wspólnych to wydzielona jednostka organizacyjna miasta, która dostarcza usługi na rzecz innych jednostek samorządowych jednostek organizacyjnych. Najczęściej są to usługi o charakterze administracyjnym, finansowym, organizacyjnym, w tym również zadania w zakresie informatyki.

Ideą utworzenia Centrum Usług Wspólnych jest reorganizacja wybranych zadań wykonywanych przez miasto (za pośrednictwem wszystkich jednostek organizacyjnych), ich usprawnienie, połączenie, a następnie realizowanie przez jednego dostawcę (scentralizowany model operacyjny). Centrum Usług Wspólnych umożliwia usprawnienie procesów wewnętrznych w mieście (w ujęciu holistycznym), co w konsekwencji skutkuje lepszym wykorzystaniem posiadanych zasobów: pracowników, majątku i pieniędzy.

Jak pokazuje doświadczenie, wdrożenie nowoczesnych Centrów Usług Wspólnych jest warunkiem niezbędnym usprawniania efektywności w sektorze publicznym oraz efektywnego wspierania realizacji zadań publicznych w sposób bardziej skoncentrowany na potrzebach obywateli. W tradycyjnym modelu organizacyjnym funkcje wspierające działalność statutową miejskich jednostek organizacyjnych są powielane (rys. poniżej).

Rys. Tradycyjny model organizacyjny miasta

 

Model organizacyjny wykorzystujący Centrum Usług Wspólnych polega na wydzieleniu i skonsolidowaniu funkcji wsparcia w odrębnej jednostce organizacyjnej świadczącej usługi wspólne na rzecz klientów wewnętrznych (rys. poniżej).

Rys. Model organizacyjny miasta wykorzystujący Centrum Usług Wspólnych

 

Cel działania

Można wyróżnić następujące cele powoływania Centrum Usług Wspólnych:

  • wykorzystanie efektu skali,
  • koncentracja na kluczowych kompetencjach i działalności podstawowej,
  • redukcja kosztów określonych usług świadczonych przez podmiot,
  • podniesienie jakości świadczonych usług,
  • lepsza obsługa klientów,
  • lepsze wykorzystanie wiedzy możliwej do uzyskania na rynku,
  • łatwiejszy dostęp do najnowszych technologii,
  • redukcja powielanych funkcji i skoncentrowanie ich w jednym miejscu,
  • umożliwienie wskaźnikowej oceny efektywności działania podmiotu,
  • lepsza kontrola i szybkość podejmowania decyzji.

Wyróżnia się cztery modele funkcjonowania Centrum Usług Wspólnych: wewnętrzne centrum kompetencji, samorządowy dostawca usług wspólnych, partnerstwo publiczno-prywatne oraz komercyjny dostawca usług wspólnych (tabela).

 

Modele funkcjonowania Centrum Usług Wspólnych

Wewnętrzne centrum kompetencji Samorządowy dostawca usług wspólnych Partnerstwo publiczno-prywatne Komercyjny dostawca usług wspólnych
Wewnętrzna jednostka organizacyjna wyspecjalizowana w zakresie realizacji określonych zadań, świadcząca usługi na rzecz jednostek należących do samorządu Wewnętrzne centrum kompetencji świadczące usługi na rzecz podmiotów zewnętrznych Samorząd wraz z dostawcą zewnętrznym powołuje wspólny podmiot, który świadczy usługi wspólne na rzecz JST Model działa na zasadach czysto komercyjnych i jest rodzajem outsourcingu
Przykład:

CUW realizujące zadania w zakresie IT dla wszystkich jednostek organizacyjnych podległych bezpośrednio urzędowi miasta

 

 

 Przykład:

Wewnętrzne CUW poszerza bazę klientów o miejskie jednostki organizacyjne działające w mieście, np. instytucje kultury, lub o inne samorządy (jedno CUW może obsługiwać wiele samorządów)

 Przykład:

CUW powołuje się, gdy przy okazji wymagane jest dokonanie inwestycji np. w infrastrukturę informatyczną lub powierzchnię biurową, w wysokości przekraczającej możliwości finansowe samorządu

 Przykład:

Usługi wspólne zamawiane są na zasadach czysto komercyjnych u dostawcy zewnętrznego wyspecjalizowanego w ich świadczeniu na rzecz JST

 

 

Wybór modelu CUW i zakresu usług powinien zostać poprzedzony pogłębioną analizą i przygotowaniem dopasowanej do potrzeb miasta koncepcji jego funkcjonowania. Działalność Centrum i sposób funkcjonowania powinny być odpowiedzią na zidentyfikowane problemy, bariery i wyzwania, przed którymi stoi miasto.

W toku prowadzonych prac służących opracowywaniu strategii smart city w polskich miastach zidentyfikowano, że poza tradycyjnymi dziedzinami (takimi jak księgowość czy kadry) centra usług wspólnych posiadają niezwykle znaczący potencjał na polu cyfryzacji miasta i transformacji w miasto inteligentne. Dzięki wdrożeniu CUW możliwe jest osiągnięcie znaczących usprawnień oraz podniesienie efektywności, ale także bezpieczeństwa usług miejskich.

Praktyka pokazuje, że w polskich miastach występuje ograniczona interoperacyjność danych i systemów – rozwiązania informatyczne nie komunikują się ze sobą, a możliwości wymiany danych są niewielkie, co w znaczący sposób obniża efektywność zarządzania miastem. Technologie cyfrowe i inwestycje w rozwiązania smart city są rozproszone i nieskoordynowane. Taki stan rzeczy powoduje straty czasu i pieniędzy związane z wielokrotnym powtarzaniem tych samych czynności, koniecznością wprowadzania tych samych danych i brakiem możliwości wykorzystania analiz danych, np. w zakresie uszczelnienia systemu podatkowego. Co więcej, często jednostki organizacyjne miasta rozwijają swoje systemy informatyczne czy przedsięwzięcia z zakresu smart city w oderwaniu od projektów realizowanych przez urząd miejski. Powyższe skutkuje niewystarczającym poziomem integracji zarządzania strategicznego i operacyjnego z technologiami informacyjno-komunikacyjnymi. W XXI w. są to wymierne straty dla miasta i ograniczenia w jego rozwoju.

Integracja usług cyfrowych oraz skupienie koordynacji działań w zakresie przedsięwzięć miasta inteligentnego w Centrum Usług Wspólnych to szansa na przyśpieszenie transformacji w smart city.

Zadania  CUW w smart city

Wśród zadań takiej jednostki powinny znaleźć się m.in.:

  • utrzymanie i rozwój infrastruktury teleinformatycznej,
  • utrzymanie i rozwój rozwiązań informatycznych, w tym rozwiązań systemowych związanych z elektronicznym wsparciem miasta oraz podległych mu jednostek samorządowych, a także aplikacji ułatwiających mieszkańcom kontakt z urzędem i załatwienie w nim wszelkich spraw,
  • nadzór i koordynacja projektów informatycznych, w tym wsparcie jednostek organizacyjnych w trakcie zamówień publicznych,
  • realizowanie polityki bezpieczeństwa teleinformatycznego,
  • miejskie centrum komunikacji,
  • obsługa informatyczna wyborów i referendów,
  • realizacja projektów rozwojowych,
  • projektowanie i wdrażanie standardów oraz założeń architektury cyfrowej,
  • podnoszenie kompetencji i wymiana wiedzy w ramach JST,
  • zarządzanie danymi miejskimi

Wdrażanie nowych rozwiązań w ramach CUW ujednoliciłoby działanie wszystkich jednostek oraz ułatwiłoby nadzór nad ich budżetami. Zgodne ze standardami oprogramowanie natomiast pozwoliłoby m.in. na wsparcie w planowaniu i utrzymaniu rozwiązań IT (Predictive Maintenance), a zatem na wzrost poziomu bezpieczeństwa informatycznego, znaczne obniżenie kosztów IT (poprzez np. rezygnację z serwisowania sprzętu na zewnątrz), a także możliwość świadczenia nowych, niedostępnych obecnie usług na rzecz czy to mieszkańców, czy też pracowników urzędu.

Dzięki funkcjonowaniu CUW każda jednostka może zapewnić jednolitą warstwę zewnętrzną dla mieszkańców zainteresowanych komunikowaniem się z urzędem drogą elektroniczną oraz warstwę wewnętrzną, a także może przetwarzać dane otrzymane z warstwy zewnętrznej w dziedzinowych podsystemach w dowolnych jednostkach.

CUW zapewnia również wsparcie w utrzymaniu systemów we wszystkich jego warstwach technicznych, natomiast poprzez ciągłą analizę występujących problemów jest w stanie na bieżąco modernizować działające już komponenty, a także poszerzać wachlarz usług, odpowiadających konkretnym potrzebom urzędu.

Konsolidacja i ujednolicenie usług IT we wszystkich jednostkach miejskich przyniesie miastu wiele korzyści. Przede wszystkim będzie to usprawnienie ich działalności, podniesienie jakości świadczonych usług, polepszenie systemów zabezpieczających dane (w szczególności te osobowe) oraz realne oszczędności, spowodowane m.in. wspólnym rozliczaniem się z kontrahentami.

Stworzenie Centrum Usług Wspólnych daje możliwość spójnej realizacji przedsięwzięć, a co za tym idzie, optymalizacji procesów biznesowych we wszystkich jednostkach miasta, scentralizowania wielu baz danych, słowników i kartotek, co przekłada się na realne zmniejszenie ilości działań, które muszą zostać podjęte w toku jednej sprawy.

Centrum Usług Wspólnych pozwala na wdrożenie wspólnej polityki rachunkowości i spójnego dla wszystkich jednostek systemu rozliczeń, co skutkuje znacznym zmniejszeniem liczby błędów księgowych i generowanych dokumentów korygujących (nawet o kilkadziesiąt procent).

Wymierną wartością Centrum Usług Wspólnych jest również optymalizacja zakupów i zamówień publicznych we wszystkich jednostkach, co przekłada się na optymalizację kosztów, a więc również realne oszczędności budżetowe.

Dywersyfikacja oprogramowania i brak centralnych (w skali miasta) systemów niesie za sobą ryzyko wykonywania tych samych czynności przez różne jednostki w różny sposób i po wielokroć. Jednolite rozwiązania informatyczne natomiast wymuszają wykonywanie tej samej pracy w jeden określony sposób, co bez wątpienia stanowi wartość dodaną dla całego miasta.

Istotnym wyzwaniem stojącym przed miastami jest zarządzanie i wykorzystanie danych cyfrowych, stąd wśród zadań Centrum Usług Wspólnych powinno znaleźć się wdrożenie standardów i zasad zarządzania i otwierania danych, ale również zapewnienie wsparcia analitycznego dla pracowników dziedzinowych oraz stała analiza danych w celu podnoszenia jakości świadczenia usług miejskich. Aspekt ten jest na tyle istotny, że jednym z kluczowych pracowników CUW powinien być pełnomocnik ds. zarządzania danymi miejskimi (ang. Chief Data Officer).

Oczekiwane korzyści

Wdrożenie Centrum Usług Wspólnych IT i smart city może przynieść samorządom następujące korzyści:

  • racjonalizacja kosztów zatrudnienia pracowników obsługujących jednostki organizacyjne JST,
  • podniesienie kompetencji pracowników JST w zakresie wykorzystania technologii informatycznych i rozwiązań smart city oraz zarządzania projektami,
  • podniesienie jakości świadczonych usług (orientacja na klienta, specjalizacja),
  • pomiar i kontrola efektywności działania (dane do ewaluacji działań, gromadzone przez jeden podmiot),
  • zapobieganie nieefektywności i podejmowanie działań zaradczych (kierowanie jedną komórką w modelu zintegrowanym umożliwia szybkie podejmowanie decyzji i pogłębioną obserwację procesów),
  • standaryzacja wydzielonych usług, systemów informatycznych i współdzielonej infrastruktury (element niezbędny tworzenia CUW),
  • lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów, w tym zasobów danych cyfrowych,
  • zapewnienie ram funkcjonowania rozwiązań smart city i IT, w tym zasad realizowania i wyboru projektów, polityki interoperacyjności, standardów pozyskiwania, zarządzania i otwierania danych oraz optymalizacji procesów biznesowych.