Jak pokazuje praktyka, wdrażanie systemów informatycznych i technologii cyfrowych do obsługi zadań i świadczenia usług miejskich nie jest równoznaczne z wdrożeniem zarządzania miastem opartym o dane, automatycznie nie przynosi korzyści i nie uwalnia danych w skali miasta. Ponieważ systemów informatycznych i aplikacji, które mają rozwiązać „jakiś problem” jest coraz więcej, często wdrażane są ad hoc i bez niezbędnej koordynacji. Zjawisko to można śmiało nazwać silosami w „miastach inteligentnych”. Są wdrożone systemy i rozwiązania cyfrowe, które nie są względem siebie interoperacyjne, czyli nie potrafią ze sobą „rozmawiać” czy wymieniać danych, a miasto nie potrafi integrować, analizować i zoperacjonalizować danych w celu osiągania wymiernych korzyści – finansowych i pozafinansowych.

Kluczowym pytaniami są więc:

  • Jak zorganizować system zarządzania danymi miejskimi (ang. data governance) rozumiany jako zespół zintegrowanych elementów – ludzi, procesów, narzędzi technologicznych działający w celu efektywnego wykorzystywania danych miejskich
  • Jakie należy rozwinąć kompetencje i umiejętności, żeby zarządzać danymi i sprawić, aby pracowały dla dobra miasta?

Zarządzanie danymi nazywane również ładem danych jest definiowane jako spójny, obejmujący całą organizację (lub istotną jej część) zestaw mechanizmów ustanawiający zasady zarządzania danymi tak, aby maksymalizować ich wartość dla organizacji, środki realizacji tych zasad oraz podejście do monitorowania tych zasad i oceny ich efektywności (Sobczak, 2017).  Przedmiotem zarządzania danymi, w kontekście miast, są przede wszystkim takie zagadnienia horyzontalne jak:

  • zasady dotyczące danych, które stanowią wytyczne (np. te dotyczące tworzenia kopii zapasowych, odpowiedzialności za poszczególne zbiory danych, dokumentowania i opisywania zbiorów danych, współpracy opartej na wymianie danych, udostępniania danych, pozyskiwania danych czy wprowadzenia obligatoryjnych zapisów dot. danych stosowanych w zawieranych przez miasto umowach),
  • jakość danych, czyli zapewnienie odpowiedniego poziomu zaufania do danych, co pozwoli na ich bezpieczne wykorzystywanie w procesach wsparcia decyzji,
  • zgodność z przepisami i standardami zarówno odnoszącymi się co do zawartości merytorycznej poszczególnych zbiorów, struktur danych, sposobów udostępniania jak i bezpieczeństwa danych,
  • wartość danych, czyli ogół działań mających na celu wydobycie i wykorzystanie danych dla wsparcia procedur administracyjnych, procesów zarządczych, decyzyjnych i podnoszenia jakości danych miejskich.

Aby realizować powyższe zagadnienia, a tym samym, aby zapewnić by dane miejskie były w jak największym stopniu wykorzystywane i przynosiły jak najwięcej korzyści,  coraz więcej miast na świecie decyduje się na powołanie dedykowanych stanowisk lub jednostek organizacyjnych, których celem jest zarządzanie danymi i sprawienie, by pracowały dla dobra miasta. Mowa o „Chief Data Officer” wraz z zespołem, którego będę nazywał pełnomocnikiem ds. danych miejskich.

 Zakres obowiązków pełnomocnika ds. danych miejskich (PDM)

Dotychczasowe doświadczenia miast, przede wszystkim amerykańskich oraz zachodnioeuropejskich, pokazują, że w zakres obowiązków pełnomocnika ds. danych miejskich najczęściej wchodzą:

  • wypracowanie zasad zarządzania danymi, w tych ich gromadzenia, udostępniania, prywatności oraz podnoszenia ich jakości przy uwzględnieniu potrzeb wszystkich użytkowników danych
  • opracowanie i wdrażanie polityki otwartych danych, w tym prowadzenie portalu otwartych danych oraz działań otwierających dane miejskie
  • zarządzanie danymi i ich analiza
  • stała poprawa jakości i spójności danych
  • podnoszenie interoperacyjności oraz integracja zasobów danych miejskich umożliwiająca ich ponowne wykorzystywanie do wielu zastosowań
  • wdrażanie i rozwój systemu informacji przestrzennej (ang. GIS – geographical inforation systems), metod oraz rozwiązań analizy i wizualizacji danych
  • współtworzenie interdyscyplinarnych zespołów odpowiedzialnych za realizację przekrojowych zadań
  • przygotowywanie kompleksowych analiz i produktów informacyjnych opartych na danych miejskich na potrzeby procesów wsparcia podejmowania decyzji czy podnoszenia transparentności działania miasta w ścisłej współpracy z jednostkami merytorycznymi miasta
  • wspieranie innych wydziałów i projektów miejskich przez zastosowania danych miejskich, w tym identyfikacja projektów realizowanych przez miasto wymagających wsparcia umiejętnościami analizy danych,
  • wspieranie kultury zarządzania miastem opartego o dane przez dokumentowanie korzyści płynących ze zrealizowanych przedsięwzięć, rozwijanie umiejętności pracowników miasta w zakresie efektywnego wykorzystywania danych dla wsparcia swojej pracy czy też udział lub nawet współorganizację takich wydarzeń jak hackathony miejskie czy konferencje.

Realizacja powyższych obowiązków wymaga zarówno opracowania programu zarządzania danymi miejskimi jak i zbudowania zespołu. Plan powinien obejmować m.in. identyfikację luk i braków w obszarze zarządzania danymi, inwentaryzację zbiorów danych, identyfikację odpowiedzialności za dane, identyfikację niezbędnych środków, zasobów i umiejętności  oraz osadzony w ramach czasu plan działań dotyczących danych wspierających strategiczne priorytety miasta.

Od czego zacząć organizowanie systemu zarządzania danymi miejskimi? Najlepiej od zadania kilku podstawowych pytań np.:

  • Czy wiemy jakimi zbiorami danych dysponujemy?
  • Czy wiemy, które zbiory danych są dla nas najważniejsze?
  • Czy każdy zbiór danych ma właściciela?
  • Czy osoby uprawnione uzyskują łatwy dostęp do danych zawsze gdy go potrzebują?
  • Czy jesteśmy zabezpieczeni na wypadek krytycznej awarii systemu i możemy szybko odtworzyć zbiory danych bez utraty wartości informacyjnej?
  • Czy dane mogą być bezpiecznie i bez zbędnej interwencji przesyłane między systemami, gdy to potrzebne?
  • Czy dysponujemy odpowiednimi umiejętnościami i narzędziami do wykonywania analiz, raportów i badań bazujących na danych?

 Kompetencje PDM oraz jego zespołu

Pełnomocnik ds. danych miejskich to rola kierownicza wymagająca połączenia interdyscyplinarnych kompetencji. Z jednej strony będzie to bardzo dobra znajomość zadań i uwarunkowań działania miasta, z drugiej strony kompetencje analityczne i techniczne, takie jak:

  • znajomość zasad zarządzania opartego o dane oraz doświadczenie w praktycznym stosowaniu (i optymalnie we wdrażaniu) systemów wspierających zarządzanie i procesy decyzyjne
  • znajomość i doświadczenie w stosowaniu (i optymalnie we wdrażaniu) systemów informacji przestrzennej oraz umiejętności wykorzystania danych przestrzennych
  • znajomość zasad otwartych danych
  • świadomość (przynajmniej) podstawy modelowania oraz optymalizacji procesów biznesowych dzięki systemom informacyjnym
  • podstawy techniczno-informatyczne umożliwiające swobodną komunikację z interesariuszami w tych obszarach.

PDM powinien mieć również umiejętności lidera oraz doświadczenie we wdrażaniu zmian organizacyjnych w samorządzie. Niezbędne będą też zdolności negocjacji, przekonywania, ale także umiejętności wystąpień publicznych. Czy PDM powinien być informatykiem? W moim przekonaniu nie. Oczywiście ta rola wymaga wielu umiejętności informatycznych, jednak kluczowe dla niej jest holistyczne spojrzenie na miasto, zrozumienie powiązań i zasad działania miasta przy jednoczesnej świadomości szans i możliwości, które wynikają ze stosowania danych i informacji.  Drogi dojścia do takich kompetencji mogą być różne. Równie dobrze może to być droga od urbanisty do PDM jak i informatyka do PDM.

W niewielkich miastach, szczególnie w  początkowej fazie, pełnomocnik ds. danych miejskich może działać samotnie, jednak zwykle będzie potrzebował interdyscyplinarnego zespołu.

Zespół pełnomocnika ds. danych miejskich będzie wykonywać szereg zadań wymagających specyficznych umiejętności i kompetencji. Poniżej przedstawiono typowe obowiązki członków zespołu zidentyfikowane przez Civic Analytics Network na podstawie niemal 10 letnich doświadczeń miast amerykańskich różnej wielkości. Zadania te będą analogiczne w polskich miastach.

 

Zadania zespołu PDM:

Grupa zadań Obowiązki
Analiza procesów biznesowych

·       Przeprowadzenie oceny gotowości urzędu do zarządzania danymi miejskimi

·       Analiza i identyfikacja wyzwań i problemów w obszarach działania miasta w celu określenia celów do osiągnięcia i identyfikacja oczekiwanych rezultatów i korzyści ze zmian

·       Modelowanie procesów biznesowych oraz ich optymalizacja

·       Analiza i ocena potrzeb oraz identyfikacja wymagań względem rozwiązań cyfrowych wykorzystujących dane miejskie
Analiza danych

·       Walidacja, integracja i przygotowywanie różnorodnych zbiorów danych do prac analitycznych

·       Przetwarzanie i geoprzetwarzanie danych

·       Wykonywanie analiz  na zbiorach danych

·       Tworzenie raportów opartych na danych
Wizualizacja danych ·       Wykorzystywanie narzędzi klasy GIS oraz Business Intelligence do tworzenia wizualizacji, map, diagramów oraz zintegrowanych inforgrafik i dashboardów w celu optymalnego przedstawiania informacji dla różnych grup odbiorców
Modelowanie danych, inżynieria danych oraz data science

·       Tworzenie, konfiguracja, automatyzacja procesów przetwarzania danych w celu zapewnienia efektywności, dokładności, bezpieczeństwa i ich niezawodności

·       Analiza dużych zbiorów danych w celu szukania trendów i wzorców

·       Wdrażanie metod uczenia maszynowego oraz sztucznej inteligencji dla efektywnego wykorzystywania danych oraz optymalizacji usług miejskich
Zarządzanie projektami

·       Koordynowanie realizowanych projektów

·       Tworzenie zasad zarządzania projektami i wykorzystywania narzędzi dla zespołu oraz całej organizacji

Źródło: opracowanie własne na podstawie Civic Analytics Network  (Wiseman, 2017)

Oczywiście nie wszystkie te zadania będą realizowane w każdym mieście. W zależności od potrzeb oraz uwarunkowań zadania będą się zmieniać. Należy jednak podkreślić, że są to ważne kompetencje we współczesnych miastach i ich rola będzie znacząco wzrastać.

Wyzwaniem może być pozyskanie oraz utrzymanie odpowiedniego personelu. Jedną z dróg może być rozwijanie i szkolenie zaangażowanych w zarządzanie danymi pracowników. Z drugiej strony szansą na efektywne działanie zespołów pełnomocników ds. danych miejskich mogą być centra usług wspólnych, które będą działać w większej skali np. w odniesieniu do wszystkich jednostek organizacyjnych miasta, a nie tylko komórek w samym urzędzie czy też sąsiadujących gmin. Szansą na rozwój zarządzania danymi w miastach jest również współpraca z partnerami biznesowymi, organizacjami pozarządowymi oraz uczelniami wyższymi, co pozwala na wspólną realizację części zadań.

Umiejscowienie PDM w strukturze organizacyjnej miasta

Dotychczas obszar danych miejskich był łączony wprost z zadaniami stricte informatycznymi i wchodził w zakres obowiązków Wydziału Informatyki. Jednak zarówno doświadczenia miast amerykańskich opisane przez Civic Analytics Network (“Who Are America’s City Chief Data Officers? | Data-Smart City Solutions”, 2020)  jak i polskich zidentyfikowane podczas prac Związku Miast Polskich nad Projektami Rozwoju Lokalnego pokazują, że obszar zarządzania danymi powinien być traktowany odrębnie przy założeniu ścisłej wzajemnej współpracy. Rola Wydziału Informatyki powinna ograniczyć się do zapewnienia wydajnej infrastruktury informatycznej (środowiska sieciowego, sprzętu, oprogramowania systemowego, mocy obliczeniowej) czy utrzymania dużych systemów informatycznych. Traktowana niezależnie jednostka odpowiedzialna za obszar zarządzania danymi może skoncentrować się na odblokowywaniu wartości danych miejskich, poprawy wydajności miejskich procesów czy też tworzeniu i rozwoju produktów informacyjnych.

Porównanie kluczowych obowiązków dotyczących danych miejskich realizowanych przez zespół pełnomocnika danych miejskich oraz wydział informatyki przedstawia tabela poniżej:

 

Porównanie obowiązków Wydziału Informatyki i PDM

Podmiot Kluczowe obowiązki dotyczące danych Kluczowe obowiązki względem partnerów zewnętrznych
Wydział Informatyki

·       Wdrażanie i utrzymanie rozległych systemów informatycznych, które tworzą znaczące wolumeny danych

·       Utrzymanie infrastruktury i mocy obliczeniowej zapewniających korzystanie z danych

·       Prowadzenie postępowań zamówień publicznych oraz wybór dostawców systemów

·       Zarządzanie relacjami z dostawami systemów

·       Identyfikacja oraz rozwój zewnętrznych partnerstw „pro publico bono”
Pełnomocnik ds. danych miejskich ·       Wykorzystywanie danych miejskich, wykonywanie analiz i tworzenie modeli  w celu uzyskania wartości oraz wsparcia procesów zarządzania miastem

·       Współpraca z wyłonionymi dostawami

·       Identyfikacja, rozwój i utrzymanie partnerstw przez współprace w projektach analitycznych (np. społecznością, partnerami biznesowymi oraz ze środowiskiem nauki)

Źródło: opracowanie własne na podstawie Civic Analytics Network (Wiseman, 2017)

Rozdzielenie kompetencji stricte informatycznych oraz zarządzania danymi przedstawia diagram poniżej. Infrastruktura to domena Wydziały Informatycznego. Pozostałe obszary to kompetencje pełnomocnika ds. zarządzania danymi.

Zadania związane z zarządzaniem danymi w mieście. Źródło: Opracowanie własne na podstawie British Standards Institution, 2017

 Dlatego też w moim przekonaniu PDM powinien być niezależną jednostką organizacyjną umiejscowioną w strukturze organizacyjnej bezpośrednio pod prezydentem lub burmistrzem miasta, co zapewni horyzontalny wpływ na pozostałe jednostki organizacyjne oraz niezbędną sprawczość.

Więcej na temat zarządzania danymi w mieście znajdziecie w Podręczniku Zarządzania Danymi w Miastach, który został wydany przez Instytut Rozwoju Miast i Regionów.